SECRETARIA | PLANTA CULIACAN

Misión

Apoyar a la Dirección en la administración, dar soporte a equipo en la creacion de reservas, gastos de viaje, elaboración desolicitudes de pedido, genera reportes de resultados de las areas de control. Soporta actividades relacionada con los socioscomerciales y apoya a la ejecución Administrando los diversos recursos para lograr el cumplimiento de los objetivos de la Dirección, generando confiabilidad y cercanía con todos los miembros del área.

Responsabilidades

• Asistir a la direccion de area en el desarrollo de la agenda asegurando el desarrollo de las actividades.
• Apoyar en la coordinación de agenda de trabajo.
• Coordinar viajes, hospedaje y traslados (dentro y fuera de la ciudad)
• Activación de roaming en su línea de celular por viaje a otros países.
• Seguimiento al archivo con relación a los gastos generados en viajes.
• Gestionar los procesos de pagos a clientes y a proveedores
• Generar documentos Preliminares.
• Solicitudes de pedido participadas y no participadas de materiales y servicios.
• Seguimiento del proceso para asegurar el pago a los clientes/proveedores.
• Ingreso de factura en SAP para registro de factura y trámite de entrada.
• Administrar, Consolidar el presupuesto de gastos de la direccion con el objetivo de mantener un gasto balanceado.
• Planificación de gastos del año.
• Dar seguimiento al presupuesto correspondiente al centro de costos de la dirección.
• Elaborar comparativa de gastos año anterior vs año actual (por mes).
• Traslado de presupuesto entre cuentas del centro de costos.
• Administrar y Ayudar en la logistica y desarrollo de las reuniones comerciales que la direccion tiene, dando un servicio de soporte integral.
• Elaboración de Minutas.
• Apoyo con reservación de salas de juntas y de capacitación.
• Organización de eventos en salas de capacitación: logística, alimentos, audio, etc.
• Administración del vehículo utilitario, con el objetivo de que los usuarios tengan un servicio seguro y organizado.
• Llevar el control del KM.
• Seguimiento a mantenimientos y fallas mecánicas.
• Revisar que el vehículo se encuentre en buenas condiciones (limpio/gasolina).
• Administrar la logistica y cordinacion de viajes del departamento asegurando se cumplan los compromisos de negocio.
• Elaboración de itinerarios: vuelos, hospedajes y traslados casa-apto-casa.
• Comprobación de gastos de viaje en Concur.
• Solicitar anticipos en caso de ser necesario.
• Seguimiento para asegurar los pagos de los integrantes del equipo.

Requisitos

• Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas, Secretariado o afín (Titulado)
• Ingles intermedio.
• Experiencia como Asistente de Administración ( 4años), Asistente de ventas (2 años)

Conocimientos

• Competencia Administrativa (Avanzado)
• SAP BW (Intermedio)
• Office & Windows (Avanzado)

Deseable

• Maestría o Posgrado (Deseable)

• El periodo para recibir postulaciones estará disponible hasta el 19/01/2026.
• Ubicación de la vacante: Culiacán, Sinaloa.